Otomasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi informasi (TI). Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Dengan batuan Teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manusia dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih cepat dan akurat untuk ditelusur kembali.

Untuk dapat memahami otomasi perpustakaan perlu dipahami pengertian otomasi. Menurut kamus kepustakawanan otomasi perpustakaan (Library Automation) adalah proses atau hasil penciptaan mesin swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpuslakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut teknologi informasi.

Teknologi di sini berarti pengumpulan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi, dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkal keras, tetapi juga perlu melibatkan manusia. Dalam Concise Oxford Dictionary, otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara otomasi untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.


Tujuan Otomasi Perpustakaan

Penerapan otomasi di perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan, citra perpustakaan dan pustakawan itu sendiri. Pustakawan tidak lagi bekerja secara manual yang dapat mengurangi kesalahan-kesalahan karena kegiatan perpustakaan bersifat rutin. Penerapan sistem otomasi pada prinsipnya harus mewakili kegialan rutin yang dilakukan perpustakaan sebagaimana dikatakan oleh Suwamo, bahwa perpustakaan mempunyai tugas yang harus dilakukan:

  1. Menghimpun infomasi yaitu meliputi kegiatan mencari, menyeleksi, mengisi perpustakaan dengan sumber informasi yang memadai baik dalam arti jumlah, jenis maupun mutu yang disesuaikan dengan kebijakan lembaga, ketersediaan dana, dan kebutuhan pemustaka. Dalam hal ini otomasi menjadi penting guna mendata berbagai sumber, yang kemudian dengan mudah dapat dilihat kembali tanpa harus membolak-balikkan kertas sebagaimana kerja manual.
  2. Mengelola informasi meliputi proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi dan mudah ditemukan. Dalam hal ini otomasi berperan penting dalam penyimpanan data bibliografnya sebagai wakil dokumen, dan kemudian akan mudah dalam proses temu kembali.
  3. Memberdayakan informasi dan memberikan layanan secara optimal. Perpustakaan sebagai pusat sumber daya informasi dengan bantuan sistem otomasi akan memaksimalkan pemanfaatan informasi yang dikelolanya, dengan pendekatan kemudahan dan keakuratan pemustaka dalam mensakses informasi tersebut.

    Tujuan lain otomasi perpustakaan secara umum di antaranya sebagai berikut:
  4. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaam pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan kegiatan sirkulai peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga ketersediaan bahan pustaka tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penelusuran bahan pustaka. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapal terimegrasi sehingga ketersediaan bahan pustaka secara langsung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustaka karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui ketersediaan bahan pustaka dan di rak mana bahan pustaka berada, kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpustakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang meminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan.
  5. Memudahhan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan. Dengan adanya otomasi maka akan memudahkan kerja sama antarperpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakaan dapat melakukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukar menukar data dan informasi. Pada sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan.
  6. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan. Pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan secara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada otomasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara camputerized sehingga terbangun suatu basis data atau pangkalan data. Dengan adanya basis data ini maka akan terhidari duplikasi kegiatan di perpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukkan nomor ID anggota demikian juga umuk bahan pustaka yang dipimjam cukup dimasukkan nomor ID bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan memanfaatkan basis data yang tersedia.
  7. Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan. Pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Dengan otomasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpusrakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan.
  8. Memperluas jasa perpustahaan. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka jasa perpustakaan dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan pusrakaan dapat diakses tidak saja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu.
    Hal ini dapat terjadi karena ada jasa layan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misal informasi yang disediakan tidak saja berupa katalog bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkan kalau memungkinkan sampai pada fulltext.
  9. Memberi peluang untuh memasarkan jasa perpustakaan. Dengan otomasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktif memasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunaan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah terbentu soft file dan juga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi.
  10. Meningkatkan efisiensi. Otomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan karena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpustakaan tersebut. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun.

Adapun tujuan otomasi perpustakaan menurut Lasa HS. antara lain:
Meningkatkan kualitas layanan, memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, meningkatkan kinerja petugas perpustakaan, meningkatkan daya saing.

 
Manfaat dan Fungsi Otomasi Perpustakaan


Otomasi perpustakaan akan memperingan pekerjaan tenaga/pustakawan perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam memanfaatkan perpustakaan. Pada dasarnya kata otomasi perpustakaan akan menjadikan pekerjaan dan layanan perpustakaan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan akurat.


Manfaat otomasi perpustakaan secara umum adalah:

  1. Mempercepat proses temubalik informasi (informasi retrieval). Sudah tidak bisa dipungkiri lagi bahwa pada sistem manual bahwa temubalik informasi tidak dapat dilakukan secara cepat kalaupun dapat ditemukan judul bahan pustaka yang dicari tapi belum tentu bahan pustakanya ada di perpustakaan karena mungkin saja bahan pustaka sedang dipinjam oleh pengguna perpustakaan atau bahan pustakanya sudah hilang atau rusak. Hal ini disebabkan karena informasi yang didapat adalah melalui penelusuran dengan menggunakan katalog bahan pustaka. Sedang bila dilakukan dengan menggunakan otomasi maka dengan cepat informasi yang dicari akan diperoleh karena basis data perpustakaan telah menyediakan untuk kepentingan penelusuran yaitu dengan tersediannya OPAC (Online Public Access Catalog).
  2. Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka. Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem otomasi perpustakaan maka untuk kepentingan proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka akan terbantu sekali. Sehingga pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan sesuai dengan keperluan dari pengguna perpustakaan, artinya penambahan judul dan eksemplar bahan pustaka dapat disesuaikan dengan keperluan pengguna perpustakaan, karena basis data pengadaan bahan pustaka dapat ditelusur dengan mudah dan cepat.
    Bahkan untuk kepentingan pengolahan bahan pustaka otomasi perpustakaan sangat membantu sekali karena ada hal-hal yang diperlukan dalam pengolahan bahan pustaka sudah tersedia dalam basis data misal untuk mencetak label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Ketiga kegiatan ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
  3. Komunikasi antar Dengan tersedianya basis data yang baik dan sarana telekomunikasi data dan informasi yang baik maka komunikasi antar perpustakaan yang sangat mudah dilakukan. Antar perpustakaan dapat melakukan komunikasi melalui media intenet, demikian juga untuk tukar menukar data dan informasi dapat, antar perpustakaan dapat melakukannya dengan mudah melalui media internet.

 

Menjamin pengelolaan dan administrasi perpustakaan.

 

Pada sistem manual pengelolaan data administrasi akan terasa tidak efisien karena banyak kegiatan yang harus dikerjakan yang terkesan sangat bertele-tele yang bisa membuat bosan bagi petugas perpustakaan. Hal ini dapat dilihal bagai prosedur yang harus dilalui dan dikerjakan mulai dari pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi peminjaman bahan pustaka. Prosedur akan menjadi sederhana bila sudah menggunakan sistem otomasi. Dan juga akan menjadi tertib administrasinya.

Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan Teknologi informasi akan memberikan manfaat:

  1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
  2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
  3. Meningkatkan citra perpustakaan